Termeni și Condiții de Utilizare

Vă rugăm citiți cu atenție Secțiunea 3 și Secțiunea 6. Aplicația este destinată exclusiv profesioniștilor din activitatea notarială și persoanelor autorizate de aceștia, și implică prelucrarea unor date cu caracter personal, inclusiv date extrase din cartea de identitate. Utilizarea Aplicației presupune ca Dumneavoastră, nu Furnizorul, să acționați ca operator de date cu caracter personal în sensul GDPR.

• •"Aplicația" înseamnă aplicația mobilă DosarX, în orice versiune pentru Android sau iOS.
• •"Document de identitate" înseamnă cartea de identitate simplă (CIS) sau cartea electronică de identitate (CEI) emisă de autoritățile române, sau alt document de identitate acceptat de Aplicație.
• •"Date extrase" înseamnă datele cu caracter personal citite de pe Documentul de identitate prin scanare optică (OCR) sau prin citirea cipului (NFC), inclusiv, după caz, numele, prenumele, codul numeric personal (CNP), seria și numărul actului, adresa de domiciliu, data nașterii, cetățenia și fotografia.
• •"Destinatar" înseamnă adresa sau adresele de e-mail indicate de Utilizator, către care Aplicația transmite Datele extrase, la cererea și sub controlul exclusiv al Utilizatorului.
• •"Persoană vizată" înseamnă persoana fizică ale cărei date figurează pe Documentul de identitate scanat.
• •"GDPR" înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal.

Aplicația permite citirea locală, pe dispozitivul mobil al Utilizatorului, a Datelor extrase de pe un Document de identitate prezentat fizic, prin scanare optică (OCR) și/sau prin citirea contactless (NFC) a cipului cărții electronice de identitate, și transmiterea acestor date, la inițiativa și sub controlul Utilizatorului, către un Destinatar ales de acesta prin e-mail.

Aplicația este concepută pentru a sprijini activitatea de verificare a identității desfășurată de notarii publici și personalul birourilor notariale, în conformitate cu art. 85 și art. 90 din Legea nr. 36/1995 a notarilor publici și a activității notariale, republicată, precum și de alte profesii reglementate care au nevoie legitimă de verificare a identității.

3.1. Procesare exclusiv locală — Aplicația a fost proiectată să funcționeze pe principiul "zero-access": Datele extrase sunt citite, procesate și afișate exclusiv pe dispozitivul mobil al Utilizatorului. Aplicația nu transmite, nu încarcă și nu stochează Datele extrase pe niciun server, bază de date sau infrastructură deținută, operată sau controlată de Furnizor. Furnizorul nu are, în condiții normale de funcționare a Aplicației, niciun mijloc tehnic de a accesa Datele extrase.

Singura transmitere a Datelor extrase are loc atunci când Utilizatorul inițiază, în mod expres, trimiterea acestora prin e-mail către un Destinatar ales chiar de el, folosind serviciul de e-mail al dispozitivului sau al contului propriu al Utilizatorului. Această transmitere se realizează direct între dispozitivul Utilizatorului și serverele de e-mail implicate (ale Utilizatorului și ale Destinatarului), fără a tranzita infrastructura Furnizorului.

3.2. Furnizorul nu este operator și nu este persoană împuternicită — Având în vedere arhitectura descrisă la Secțiunea 3.1, Furnizorul nu prelucrează Datele extrase în sensul art. 4 pct. (2) GDPR și, prin urmare, nu are calitatea de operator (art. 4 pct. 7) și nici de persoană împuternicită de operator (art. 4 pct. 8) cu privire la aceste date. Furnizorul acționează exclusiv ca dezvoltator și distribuitor al unui instrument tehnic (software), similar producătorilor de echipamente sau editorilor de software care nu au acces la datele procesate prin produsele lor.

3.3. Utilizatorul este operator de date cu caracter personal — Prin utilizarea Aplicației pentru a citi și transmite Date extrase, Dumneavoastră deveniți, singur, operator de date cu caracter personal în sensul GDPR pentru respectiva operațiune de prelucrare. Aceasta înseamnă, printre altele, că Dumneavoastră, nu Furnizorul, sunteți responsabil pentru:

• •stabilirea și documentarea temeiului legal al prelucrării (de regulă, obligația legală/interesul public ce revine notarului conform art. 85 și art. 90 din Legea nr. 36/1995, sau alt temei aplicabil conform art. 6 GDPR);
• •informarea Persoanei vizate cu privire la prelucrare, conform art. 13 GDPR;
• •respectarea principiului minimizării datelor (art. 5 alin. (1) lit. c) GDPR) și a regimului special al numărului de identificare național (CNP), conform art. 4 din Legea nr. 190/2018;
• •alegerea corectă și verificarea Destinatarului către care se transmit Datele extrase;
• •asigurarea măsurilor tehnice și organizatorice adecvate de securitate (art. 32 GDPR) pentru transmiterea și păstrarea Datelor extrase după recepționarea lor prin e-mail;
• •gestionarea oricărei încălcări a securității datelor (art. 33-34 GDPR) rezultate din utilizarea Aplicației, inclusiv notificarea autorității de supraveghere și/sau a Persoanei vizate, dacă este cazul;
• •respectarea secretului profesional aplicabil activității notariale, conform art. 70 din Legea nr. 36/1995.

Furnizorul nu verifică și nu poate verifica dacă Utilizatorul dispune de un temei legal valabil, dacă a informat Persoana vizată sau dacă Destinatarul ales este corect. Răspunderea pentru aceste aspecte revine integral Utilizatorului.

Aplicația este destinată utilizării profesionale de către notari publici, personal al birourilor notariale și alte persoane sau entități care au un temei legal și un interes legitim de a verifica identitatea unei persoane fizice în cadrul unei activități reglementate. Utilizatorul declară și garantează că folosește Aplicația exclusiv în acest context și nu în scopuri personale, de marketing, de supraveghere sau incompatibile cu scopul declarat al Aplicației.

Este interzisă utilizarea Aplicației pentru a citi Documente de identitate fără cunoștința și, după caz, fără informarea prealabilă a Persoanei vizate, sau în orice alt mod care ar încălca legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal ori drepturile Persoanei vizate.

Înainte de fiecare transmitere, Aplicația va afișa Utilizatorului o solicitare de confirmare a adresei de e-mail a Destinatarului. Utilizatorul este singurul responsabil pentru verificarea corectitudinii acestei adrese. O eroare de adresare (transmiterea către un Destinatar greșit) poate constitui o încălcare a securității datelor cu caracter personal, cu posibile consecințe legale și sancțiuni contravenționale în sarcina Utilizatorului, în calitatea sa de operator.

Recomandăm ferm Utilizatorului să folosească, atunci când Aplicația oferă această opțiune, funcția de criptare a conținutului transmis (de exemplu, arhivă sau document protejat prin parolă, cu transmiterea parolei printr-un canal separat de comunicare) și să evite transmiterea Datelor extrase către adrese de e-mail generice, partajate sau neverificate.

Furnizorul nu are control asupra securității contului de e-mail al Utilizatorului, asupra rutei de transmitere a mesajului prin rețeaua internet și nici asupra securității contului de e-mail al Destinatarului, aspecte care depind de furnizorii de servicii de e-mail ai fiecărei părți și de măsurile de securitate adoptate de Utilizator.

• •să utilizeze Aplicația cu bună-credință, în scopuri legale, în cadrul activității profesionale pentru care a fost concepută;
• •să dețină un temei legal valabil pentru fiecare operațiune de citire și transmitere a Datelor extrase;
• •să informeze Persoana vizată, atunci când legea impune acest lucru, cu privire la prelucrarea datelor sale;
• •să verifice corectitudinea Destinatarului înainte de trimiterea oricărui mesaj;
• •să mențină dispozitivul mobil și contul de e-mail utilizate în condiții de securitate rezonabile (parolă/blocare ecran, actualizări de securitate, evitarea rețelelor Wi-Fi nesecurizate pentru transmiterea Datelor extrase);
• •să nu extragă, copieze, stocheze sau distribuie Datele extrase în afara scopului legitim al activității sale profesionale;
• •să respecte toate obligațiile care îi revin în calitate de operator de date cu caracter personal, conform GDPR și legislației naționale aplicabile (inclusiv Legea nr. 190/2018).

Aplicația, codul sursă, interfața, denumirea, logo-ul și toate elementele asociate sunt și rămân proprietatea exclusivă a Furnizorului sau a licențiatorilor săi și sunt protejate de legislația privind drepturile de autor și proprietatea intelectuală. Utilizatorului i se acordă o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de utilizare a Aplicației, exclusiv conform destinației sale și a acestor Termeni.

Aplicația este furnizată "ca atare" ("as is") și "conform disponibilității" ("as available"). Furnizorul depune diligențe rezonabile pentru acuratețea tehnică a citirii Datelor extrase, dar nu garantează absența oricărei erori de citire (OCR/NFC), disponibilitatea neîntreruptă a Aplicației sau compatibilitatea cu toate dispozitivele și versiunile de sistem de operare.

În limitele maxime permise de legislația aplicabilă, Furnizorul nu răspunde pentru: (i) modul în care Utilizatorul folosește Datele extrase după citirea lor, inclusiv alegerea Destinatarului; (ii) prejudicii rezultate din transmiterea Datelor extrase către o adresă de e-mail greșită sau nesecurizată; (iii) încălcări ale GDPR sau ale legislației naționale privind protecția datelor săvârșite de Utilizator în calitatea sa de operator; (iv) pierderi indirecte, incidentale sau de consecință rezultate din utilizarea sau imposibilitatea de utilizare a Aplicației.

Nimic din prezenta secțiune nu urmărește să excludă răspunderea Furnizorului pentru dol sau culpă gravă, ori în alte situații în care legea nu permite limitarea sau excluderea răspunderii.

Furnizorul își rezervă dreptul de a suspenda sau înceta accesul Utilizatorului la Aplicație, fără notificare prealabilă, în cazul încălcării prezenților Termeni, al utilizării abuzive sau al oricărei utilizări care ar putea expune Furnizorul, Utilizatorul sau terți unor riscuri legale.

Furnizorul poate modifica periodic acești Termeni. Versiunea actualizată va fi comunicată prin Aplicație și/sau publicată pe site-ul Furnizorului, cu indicarea datei ultimei actualizări. Continuarea utilizării Aplicației după data intrării în vigoare a modificărilor reprezintă acceptarea acestora.

Prezenții Termeni sunt guvernați de legea română. Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu utilizarea Aplicației se va soluționa, cu prioritate, pe cale amiabilă, iar în lipsa unei soluții amiabile, de către instanțele competente din România.

Pentru întrebări referitoare la acești Termeni, ne puteți contacta la: Orchestrator Software Solutions S.R.L. (OrchestrateID), Brașov, România · suport@orchestrateid.ro.